asistente administrativo
ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Ante el reto, de un nuevo milenio los asistentes administrativos deberán realizar una serie de funciones, y roles así como desarrollar habilidades que les permitan trabajar eficientemente, ser innovadores y ampliar sus miras en un entorno inmediato que trasciende fronteras y los integra a una comunidad económica mucho más vasta.El siguiente esquema integra los aspectos clave que forman parte de la vida diaria de un asistente administrativo, los roles que deberá desempeñar y algunas de las labores administrativas que lo llevarán a participar de manera activa dentro de su grupo de trabajo.
FUNCIONES
Ø Organiza la Agenda (visitas, teléfono, citas, etc.) de su jefe.
Ø Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle.
Ø Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos, que resulten más adecuados a los fines perseguidos.
Ø Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran.
Ø Ejecuta trabajos mecanográficos, archivísticos y de cálculo, por cualquier medio, incluso informático.
Ø Transmite decisiones de la Jefatura de la Unidad, hacia los ámbitos que la integran.
Ø Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razón del puesto que desempeña.
Ø Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de trabajo.
Ø Efectuar los gastos contemplados en presupuesto a través del banco.
Ø Actuar de Secretario en la Junta y custodiar la documentación que se genere.
Ø Se levantarán Actas de las Juntas, que serán espuertas a la consideración del Presidente, y una vez obtenida la firma de éste, se enviará copia a todos los asistentes.
Ø Confeccionar nóminas y seguros sociales de los empleados. Tramitación de Altas/bajas de los empleados por accidente o enfermedad.
Ø Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
Ø Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
Ø Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
Ø Llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
Ø Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Ø Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
Ø Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
Ø Realiza registro contable.
Ø Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
Ø Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
Ø Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorandos con los facturas de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja menor.
Ø Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
Ø Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.
Ø Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
Ø Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud y calcular los viáticos.
Ø Solicitar reposición de chequera ante la unidad responsable.
Ø Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.
Ø Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos.
Ø Archivar y llevar el control de los documentos del área.
Ø Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
Ø Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.
Ø Transcribe y aceza información operando un microcomputador.
Ø Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Ø Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Ø Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.En general, cualquier otra tarea a fin a su responsabilidad en el puesto y semejantes a las anteriormente descritas, que le sean encomendadas por la Jefatura de la Unidad y resulten necesarias por razones del servicio.Presentar cuentas una vez al año, así como el presupuesto, proponiendo formas de financiación.
CARACTERÍSTICAS
CONOCIMIENTOS EN:
Ø El manejo y métodos de oficina.
Ø Redacción, ortografía y sintaxis.
Ø Retención de Impuesto Sobre la Renta.
Ø Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre la Renta.
Ø Principios y prácticas de contabilidad.
Ø La elaboración de documentos mercantiles en el área de su competencia.
Ø Los procesos administrativos del área de su competencia.
Ø Computación.
HABILIDAD PARA:
Ø Tratar en forma cortes al personal de la Institución y pública en general.
Ø Analizar declaraciones de impuestos.
Ø Comprender la información que va a procesar.
Ø Manejar los diferentes formatos de compras.
Ø Tener iniciativa.
Ø Expresarse claramente en forma oral y escrita.
Ø Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.
DESTREZAS EN:
Ø El manejo de máquinas de escribir.
Ø El manejo de microcomputador.
Ø El manejo de calculadoras.
Ø Material de oficina.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO
Ø Entrenamiento en el sistema de su unidad.
Ø Contabilidad computarizada.
Ø Actualización en Impuesto Sobre la Renta.
Ø Ortografía y redacción.
Ø Relaciones humanas.
CUALIDADES INTELECTUALES.
Ø Conocimiento de la misión y objetivos de la empresa con la que colabora.
Ø Capitación y actualización profesional permanente.
Ø Cultura general leer artículos, periódicos y revistas nacionales, así como otros países para estar al día en la formación o escuchar los noticiarios.
Ø Concentración en actividades que se realizan, para evitar errores.
Ø Ser receptivo.
Ø Comunicarse con efectividad.
Ø Tener tacto para manejar ciertos conflictos.
Ø Capacidad de observación del lenguaje corporal de tus interlocutores.Iniciativa.
Ø Capacidad para determinar el valor de tus prioridades en la organización de las actividades.
Ø Sentido común.
Ø Habilidad para trasmitir y seguir instrucciones.
Ø Utilización adecuada del lenguaje.CUALIDADES MORALES
Ø Responsabilidad
Ø Empatía
Ø Tacto
Ø Entusiasmo
Ø Veracidad
Ø Honradez
Ø Cooperación
Ø Flexibilidad
Ø Discreción
Ø Respeto
Ø Efectividad
Ø Paciencia
Ø Sinceridad
Ø Tolerancia
Ø Solidaridad
Ø Gratitud
CUALIDADES SOCIALES
Ø Ser práctico y realista.
Ø Mostrar interés por trabajo
Ø Capacidad para trabajar en equipo. El individualismo en el mundo empresarial moderno es obsoleto
Ø Actitud positiva.
Ø Habilidad para dirigir, distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas a tu cargo.
Ø Simpatía y cortesía en el trato con las personas.
Ø Estabilidad emocional.
Ø Facilidad para adaptarse a las situaciones que se presenten.
Ø Sentido del humor.
Ø Tolerancia.
Ø Justicia.
Ø Seguridad en sí mismo.
Ø El orden en todas las cosas.
Ø Excelente comportamiento y relaciones interpersonales.
Ø Autodominio permanente.
CUALIDADES FÍSICAS
Excelente presentación personal esta refleja no solamente con una ropa adecuada al clima, el puesto y la edad, sino también por el estado de salud, la complexión física antes era por estética hoy en la actualidad es importante en virtud de que se disminuyes factores de riesgo a su salud que pueden provocar enfermedades cardiovasculares o crónicas degenerativas.
¿QUE ESPERA DE TI TU JEFE?Los directivos comúnmente sugieren apegarse los valores que marca el bienestar de la sociedad, el desempeñarse con eficiencia y responsabilidad a las labores que le correspondan de acuerdo con las políticas de la empresa.El conducirse con probidad y honradez en el desempeño de su trabajo, en no incurrir en actos de violencia, amagos, injurias o malos tratamientos en contra de otros compañeros y demás personas que acudan al servicio como clientes y proveedores etc. Acatar las medidas preventivas adoptadas por la empresa para evitar riesgos de trabajo y prestar auxilios en cualquier tiempo que necesite por causas de siniestros, riesgo inminente o peligro para personas o intereses de la empresa.Es importante que se presente con puntualidad al desempeño de su trabajo y proceder en el desarrollo del mismo con el cuidado, precaución y sentido de responsabilidad necesaria para no causar daños y perjurios a personas o bienes a la empresa. Es caso contrario deberá cubrir los desperfectos que se ocasiones a los útiles y demás implementos de trabajo y el reemplazo de los mismos en el caso de pérdida, si estos debe por descuido, negligencia o mala fe,Obedecer las órdenes o instrucciones de sus superiores relacionadas con sus labores, el no revelar o dará conocer asuntos de carácter privado o confidencial de la empresa, además de cumplir estrictamente las normas y políticas de la empresa.
Ante el reto, de un nuevo milenio los asistentes administrativos deberán realizar una serie de funciones, y roles así como desarrollar habilidades que les permitan trabajar eficientemente, ser innovadores y ampliar sus miras en un entorno inmediato que trasciende fronteras y los integra a una comunidad económica mucho más vasta.El siguiente esquema integra los aspectos clave que forman parte de la vida diaria de un asistente administrativo, los roles que deberá desempeñar y algunas de las labores administrativas que lo llevarán a participar de manera activa dentro de su grupo de trabajo.
FUNCIONES
Ø Organiza la Agenda (visitas, teléfono, citas, etc.) de su jefe.
Ø Supervisa y ejecuta la realización del trabajo administrativo que, en razón de la competencia de la jefatura, ésta decida asignarle.
Ø Organiza ficheros por cualquiera de los métodos, manuales o informáticos, que resulten más adecuados a los fines perseguidos.
Ø Redacta y envía la correspondencia a las unidades que lo requieran.
Ø Ejecuta trabajos mecanográficos, archivísticos y de cálculo, por cualquier medio, incluso informático.
Ø Transmite decisiones de la Jefatura de la Unidad, hacia los ámbitos que la integran.
Ø Guarda sigilo en aquellos asuntos confidenciales que conozca por razón del puesto que desempeña.
Ø Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de trabajo.
Ø Efectuar los gastos contemplados en presupuesto a través del banco.
Ø Actuar de Secretario en la Junta y custodiar la documentación que se genere.
Ø Se levantarán Actas de las Juntas, que serán espuertas a la consideración del Presidente, y una vez obtenida la firma de éste, se enviará copia a todos los asistentes.
Ø Confeccionar nóminas y seguros sociales de los empleados. Tramitación de Altas/bajas de los empleados por accidente o enfermedad.
Ø Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
Ø Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
Ø Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
Ø Llenar formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
Ø Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Ø Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
Ø Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
Ø Realiza registro contable.
Ø Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
Ø Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
Ø Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorandos con los facturas de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja menor.
Ø Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
Ø Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.
Ø Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
Ø Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud y calcular los viáticos.
Ø Solicitar reposición de chequera ante la unidad responsable.
Ø Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable.
Ø Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de la chequera de viáticos.
Ø Archivar y llevar el control de los documentos del área.
Ø Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados.
Ø Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados.
Ø Transcribe y aceza información operando un microcomputador.
Ø Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
Ø Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
Ø Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.En general, cualquier otra tarea a fin a su responsabilidad en el puesto y semejantes a las anteriormente descritas, que le sean encomendadas por la Jefatura de la Unidad y resulten necesarias por razones del servicio.Presentar cuentas una vez al año, así como el presupuesto, proponiendo formas de financiación.
CARACTERÍSTICAS
CONOCIMIENTOS EN:
Ø El manejo y métodos de oficina.
Ø Redacción, ortografía y sintaxis.
Ø Retención de Impuesto Sobre la Renta.
Ø Leyes y reglamentos del Impuesto Sobre la Renta.
Ø Principios y prácticas de contabilidad.
Ø La elaboración de documentos mercantiles en el área de su competencia.
Ø Los procesos administrativos del área de su competencia.
Ø Computación.
HABILIDAD PARA:
Ø Tratar en forma cortes al personal de la Institución y pública en general.
Ø Analizar declaraciones de impuestos.
Ø Comprender la información que va a procesar.
Ø Manejar los diferentes formatos de compras.
Ø Tener iniciativa.
Ø Expresarse claramente en forma oral y escrita.
Ø Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.
DESTREZAS EN:
Ø El manejo de máquinas de escribir.
Ø El manejo de microcomputador.
Ø El manejo de calculadoras.
Ø Material de oficina.
ADIESTRAMIENTO REQUERIDO
Ø Entrenamiento en el sistema de su unidad.
Ø Contabilidad computarizada.
Ø Actualización en Impuesto Sobre la Renta.
Ø Ortografía y redacción.
Ø Relaciones humanas.
CUALIDADES INTELECTUALES.
Ø Conocimiento de la misión y objetivos de la empresa con la que colabora.
Ø Capitación y actualización profesional permanente.
Ø Cultura general leer artículos, periódicos y revistas nacionales, así como otros países para estar al día en la formación o escuchar los noticiarios.
Ø Concentración en actividades que se realizan, para evitar errores.
Ø Ser receptivo.
Ø Comunicarse con efectividad.
Ø Tener tacto para manejar ciertos conflictos.
Ø Capacidad de observación del lenguaje corporal de tus interlocutores.Iniciativa.
Ø Capacidad para determinar el valor de tus prioridades en la organización de las actividades.
Ø Sentido común.
Ø Habilidad para trasmitir y seguir instrucciones.
Ø Utilización adecuada del lenguaje.CUALIDADES MORALES
Ø Responsabilidad
Ø Empatía
Ø Tacto
Ø Entusiasmo
Ø Veracidad
Ø Honradez
Ø Cooperación
Ø Flexibilidad
Ø Discreción
Ø Respeto
Ø Efectividad
Ø Paciencia
Ø Sinceridad
Ø Tolerancia
Ø Solidaridad
Ø Gratitud
CUALIDADES SOCIALES
Ø Ser práctico y realista.
Ø Mostrar interés por trabajo
Ø Capacidad para trabajar en equipo. El individualismo en el mundo empresarial moderno es obsoleto
Ø Actitud positiva.
Ø Habilidad para dirigir, distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas a tu cargo.
Ø Simpatía y cortesía en el trato con las personas.
Ø Estabilidad emocional.
Ø Facilidad para adaptarse a las situaciones que se presenten.
Ø Sentido del humor.
Ø Tolerancia.
Ø Justicia.
Ø Seguridad en sí mismo.
Ø El orden en todas las cosas.
Ø Excelente comportamiento y relaciones interpersonales.
Ø Autodominio permanente.
CUALIDADES FÍSICAS
Excelente presentación personal esta refleja no solamente con una ropa adecuada al clima, el puesto y la edad, sino también por el estado de salud, la complexión física antes era por estética hoy en la actualidad es importante en virtud de que se disminuyes factores de riesgo a su salud que pueden provocar enfermedades cardiovasculares o crónicas degenerativas.
¿QUE ESPERA DE TI TU JEFE?Los directivos comúnmente sugieren apegarse los valores que marca el bienestar de la sociedad, el desempeñarse con eficiencia y responsabilidad a las labores que le correspondan de acuerdo con las políticas de la empresa.El conducirse con probidad y honradez en el desempeño de su trabajo, en no incurrir en actos de violencia, amagos, injurias o malos tratamientos en contra de otros compañeros y demás personas que acudan al servicio como clientes y proveedores etc. Acatar las medidas preventivas adoptadas por la empresa para evitar riesgos de trabajo y prestar auxilios en cualquier tiempo que necesite por causas de siniestros, riesgo inminente o peligro para personas o intereses de la empresa.Es importante que se presente con puntualidad al desempeño de su trabajo y proceder en el desarrollo del mismo con el cuidado, precaución y sentido de responsabilidad necesaria para no causar daños y perjurios a personas o bienes a la empresa. Es caso contrario deberá cubrir los desperfectos que se ocasiones a los útiles y demás implementos de trabajo y el reemplazo de los mismos en el caso de pérdida, si estos debe por descuido, negligencia o mala fe,Obedecer las órdenes o instrucciones de sus superiores relacionadas con sus labores, el no revelar o dará conocer asuntos de carácter privado o confidencial de la empresa, además de cumplir estrictamente las normas y políticas de la empresa.
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